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利用RFID技術(shù)方案,助力國家檔案管理信息化建設(shè)國家明確要求進行檔案管理信息化建設(shè) 2023年12月29日國務(wù)院第22次常務(wù)會議通過,并發(fā)布了《中華人民共和國檔案法實施條例》,該條例自2024年3月1日起施行。 該條例的第五章第三十八條指出:機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當加強檔案信息化建設(shè),積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。機關(guān)、群團組織、國有企業(yè)事業(yè)單位應(yīng)當將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃,加強辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè),并與電子檔案管理信息系統(tǒng)相互銜接,實現(xiàn)對電子檔案的全過程管理。 由此可見,目前國家對于檔案信息化建設(shè)高度重視,并在各機關(guān)、群團組織、國有企業(yè)事業(yè)單位中大力推行檔案信息化管理。 淺析我國檔案管理的實情與未來展望 根據(jù)中華人民共和國國家檔案局公布的數(shù)據(jù),截至2022年底,全國共有各級檔案主管部門3239個,共有各級各類檔案館4154個,各級綜合檔案館藏檔案情況117148.7萬卷、件,各級綜合檔案館紙質(zhì)館藏資料4316.7萬冊,各級綜合檔案館開放20976.6萬卷,各級綜合檔案館政府信息公開查閱場所2285個,2022年全年各級綜合檔案館接待利用者645.9萬人次。 由以上數(shù)據(jù)不難看出,目前我國的檔案數(shù)量多、類目多,檔案管理機構(gòu)多,檔案的使用人數(shù)多,檔案管理工作復(fù)雜且困難。 在中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確指出,在“十四五”期間檔案信息化建設(shè)再上新臺階。檔案信息化發(fā)展保障機制進一步完善,檔案信息化建設(shè)進一步融入數(shù)字中國建設(shè),新一代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用更為廣泛,信息化與檔案事業(yè)各項工作深度融合,檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升,檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型。到2035年,檔案資源建設(shè)質(zhì)量、檔案利用服務(wù)水平、檔案治理效能和管理現(xiàn)代化程度進入世界前列。 目前,檔案管理大多還是停留在手動管理的階段,普遍缺乏自動識別手段,不利于盤點工作展開。檔案館普遍對于實體檔案庫存、位置等情況缺乏數(shù)據(jù)支撐,無法對于檔案是否在館等情況進行準確了解,缺乏安全管理機制等,具體問題如下: 1. 缺乏統(tǒng)一管理:檔案缺乏標準管理流程,各地區(qū)、部門之間缺乏統(tǒng)一標準與規(guī)范,導(dǎo)致檔案管理在各環(huán)節(jié)的流通不暢。 2. 管理流程復(fù)雜:因為缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范與信息化管理手段,目前的檔案管理流程復(fù)雜,導(dǎo)致檔案的查找、調(diào)取、借閱等較為困難,且需要消耗極大的人力物力。 3. 盤點困難,賬實不符:檔案數(shù)量龐大,且目前缺乏有效的信息化管理手段,導(dǎo)致檔案盤點工作開展困難,常常出現(xiàn)檔案賬實不符的情況,增加了檔案管理的難度。 4. 缺乏安全管理:檔案管理缺乏切實有效的安全管理機制,導(dǎo)致檔案保密性差,容易出現(xiàn)檔案丟失、泄露、損壞等安全問題。 總而言之,目前我國檔案數(shù)字化管理程度較低,檔案信息化建設(shè)仍需大力發(fā)展。 在信息化時代,檔案管理部門面對數(shù)量規(guī)模大、種類繁多的檔案,工作模式一定要更靈活更智能化。因此,智能檔案館的建設(shè)就顯得尤為重要。智能檔案館的核心理念是智能服務(wù),即通過對每個檔案流通的每個環(huán)節(jié)進行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控,實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動化,提高檔案管理整體的業(yè)務(wù)管理能力、減少差錯率,實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、提高對檔案管理的效率。 RFID技術(shù)是繼條碼技術(shù)之后又一項新的自動識別技術(shù)。相較于傳統(tǒng)的條碼技術(shù),RFID 技術(shù)具有良好的穿透性,多標簽遠距離識別能力,可標識物品信息容量大,反復(fù)可讀寫,標識信息唯一的特點,非常適合應(yīng)用于檔案管理。 通常情況下,檔案館利用RFID技術(shù),建設(shè)RFID智能檔案館管理同樣數(shù)量的檔案,工作人員的工作時長將大幅降低,檔案的管理質(zhì)量與安全性將大幅提高。 RFID智能檔案館,實現(xiàn)檔案的各項管理功能,包括檔案的接收、入庫、出庫、盤點、查找、借閱、調(diào)取、安全管理等。還應(yīng)當擁有各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計以及數(shù)據(jù)分析功能,包括記錄借閱檔案的名稱、借閱人員、借閱時間等信息,統(tǒng)計與分析檔案館的檔案數(shù)量、明細、借閱情況等。 總的來看,RFID智能檔案館作為一種先進的檔案管理方式,應(yīng)當實現(xiàn)以下幾個目標: 1. 操作智能化:實現(xiàn)自動的出入庫登記 2.庫存信息透明化:實現(xiàn)檔案在庫房、存放位置的動態(tài)管理和實時跟蹤 3. 盤點高效化:批量識別檔案庫房實物,提升盤點效率,杜絕人工盤點差錯 4. 快速查找定位:快速查找定位所需檔案 5. 風(fēng)險預(yù)警實時化:實現(xiàn)物品實時管控、人員身份確認,并實現(xiàn)違規(guī)報警 在RFID智能檔案館的建設(shè)中,根據(jù)檔案館的大小、管理檔案的數(shù)量等實際建館情況,又大致?lián)碛袃煞N建館方案。分別是針對中小型檔案館的基礎(chǔ)款RFID智能檔案館解決方案,以及針對大型檔案館的升級款RFID智能檔案館解決方案,接下來我們將詳細介紹兩種智能檔案館。 基礎(chǔ)款RFID智能檔案館通常采用RFID手持機進行檔案的出入庫、查詢、借閱、盤點等管理,整個過程需要檔案館工作人員操作。基礎(chǔ)款RFID智能檔案館建設(shè)難度相對較低,更加經(jīng)濟適用,適用于檔案存放數(shù)量相對較少的中小型檔案館。 一個基礎(chǔ)款RFID智能檔案館通常由RFID手持機、RFID打印機、RFID標簽、辦公PC、服務(wù)器(或云服務(wù))等硬件設(shè)備組成,搭配智能管理系統(tǒng),即可完成一個基礎(chǔ)款RFID智能檔案館的部署。 基礎(chǔ)款RFID智能檔案館部署完成后,按照以下操作即可開展檔案管理業(yè)務(wù): 1. 使用RFID打印機與RFID標簽對每個檔案發(fā)行一個RFID標簽,記錄檔案的類別、名稱、所屬單位等信息,并將標簽貼在對應(yīng)的檔案上。 2. 使用RFID手持機根據(jù)現(xiàn)有任務(wù),掃描檔案的RFID標簽,執(zhí)行檔案的出入庫、查詢、借閱、盤點等操作,并上傳至服務(wù)器數(shù)據(jù)庫中。 3. 使用辦公PC承接或下發(fā)業(yè)務(wù),下發(fā)業(yè)務(wù)至工作人員的RFID手持機中,由工作人員執(zhí)行,辦公PC還可以查詢服務(wù)器中的數(shù)據(jù),形成數(shù)據(jù)報表,方便工作人員進行數(shù)字化檔案管理。 以一個新的檔案入館保管的業(yè)務(wù)為例,具體流程為:申請檔案保管-確認保管申請-準備輔料-發(fā)車前往接收-接收檔案-檔案保管簽認-發(fā)送費用清單。 升級款RFID智能檔案館則是在基礎(chǔ)款的基礎(chǔ)上,加入了RFID智能柜、RFID智能門禁等智能設(shè)備,實現(xiàn)了客戶自助查詢、借閱檔案,且檔案管理的安全性更高。升級款RFID智能檔案館解決方案成本相對更高,更加適合大型、檔案數(shù)量較大、開放式的檔案館建館使用。 除了基礎(chǔ)款RFID智能檔案館所需要的硬件設(shè)備,升級款RFID智能檔案還需要RFID智能柜、RFID智能門禁、自助檔案查詢機、視頻監(jiān)控等硬件設(shè)備,搭配的智能管理系統(tǒng)也需要開發(fā)適配更多的終端以及更多相對應(yīng)的功能。 以檔案借閱為例,在升級款RFID智能檔案館中,整個業(yè)務(wù)可由客戶自助完成,客戶使用檔案館借閱卡進入檔案館,使用自助檔案查詢機查詢所需檔案,在相應(yīng)的RFID智能柜中找到所需檔案即可完成借閱。整個借閱過程無需工作人員參與,更加高效,且所有過程由智能設(shè)備記錄,全流程可溯源。 而如果客戶需要檔案帶離檔案館,則需要經(jīng)過前臺安全許可,否則檔案館的RFID智能門禁將會發(fā)出警報,有效防止檔案遺失,確保檔案安全。 完善的檔案信息化管理機制有著重大意義,不僅能夠大幅提升檔案治理效能,全面記錄經(jīng)濟社會發(fā)展進程,更能充分實現(xiàn)檔案對國家和社會的價值。目前,國內(nèi)已有多家省級檔案館利用RFID技術(shù),開展RFID智能檔案館建設(shè),并已經(jīng)開始穩(wěn)定使用。 |